Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste asiakkaalle
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa:
Unico Finland Oy
Kehätie 6,
62200 Kauhava
Sähköposti: asiakaspalvelu@unico.fi
Puh: 010 3915 500
Y-tunnus: 0966807-4
1. Yleistä
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Unico Finland Oy (jäljempänä myös ”rekisterinpitäjä”) kerää ja käsittelee asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja.
Olethan yhteydessä rekisterinpitäjään, mikäli sinulla herää kysyttävää henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja yhteydenottoihin vastaamiseksi, tilausten toimittamiseksi, asiakassuhteen ylläpitämiseksi, taloushallinnon järjestämiseksi sekä markkinoinnin toteuttamiseksi ja kohdentamiseksi.
Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (liiketoiminnan harjoittaminen ja edistäminen).
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
3. Henkilötietoryhmät
Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia henkilötietoja: nimi, työyhteystiedot, edustettu organisaatio ja asema edustetussa organisaatiossa sekä mahdolliset sivustolla käytössä olevien evästeiden keräämät tiedot.
4. Tietolähteet
Tiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa kerätä myös organisaatioiden verkkosivuilta, hakemistopalveluista tai muista julkisista lähteistä.
Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista lain tai sopimuksen nojalla. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys rekisterinpitäjän ja tämän asiakkaan tai yhteistyökumppanin välisen sopimuksen tekemiseksi ja noudattamiseksi sekä rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamiseksi.
5. Tietojen luovutus
Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta käsittelemiään henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin luovuttaa henkilötietoja sellaisille käyttämilleen ulkopuolisille palveluntarjoajille eli henkilötietojen käsittelijöille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti. Tällainen palveluntarjoaja on esimerkiksi rekisterinpitäjän Extranetin tekninen toteuttaja. Rekisterinpitäjä edellyttää, että tällaiset henkilötietojen käsittelijät noudattavat tietosuojalainsäädäntöä sekä asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeuta käyttää rekisterinpitäjän luovuttamia henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötiedot sijaitsevat ja niitä käsitellään pääasiassa EU:n sisällä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää ja käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli rekisterinpitäjän käyttämä henkilötietojen käsittelijä on sijoittautunut EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Esimerkkinä voivat olla esimerkiksi tiettyjen pilvipalveluiden tai muiden markkinointisovellusten palveluntarjoajat. Tällaisissa tapauksissa rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.
7. Tietojen suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.
Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Pääsy henkilötietoihin on hallinnoitu käyttäjätunnuksin ja vahvoin salasanoin. Rekisterinpitäjän henkilöstö käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti.
Rekisterinpitäjä on varmistunut henkilötietojen käsittelyyn käytettyjen järjestelmien teknisestä ja fyysisestä tietoturvan tasosta. Rekisterinpitäjä ylläpitää järjestelmien teknistä tietoturvaa säännöllisin päivityksin.
8. Henkilötietojen säilytysajat
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä edellä kohdassa 2 kuvatuissa tarkoituksissa.
Lähtökohtaisesti henkilötietoja säilytetään sen ajan, kun rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn edustaman organisaation välinen asiakas- tai yhteistyösopimus on voimassa. Tämän jälkeen tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Kirjanpitolain (1336/1997) mukaisten velvollisuuksiensa täyttämiseksi rekisterinpitäjä säilyttää kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota kirjanpitoaineisto koskee.
9. Evästeet
Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivustollaan evästeitä. Eväste (Cookie) on tyypillisesti pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Yksilöityjä kävijöitä ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeet eivät vahingoita kävijän päätelaitetta tai tiedostoja.
Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä käyttää vain sivuston perustoimintojen kannalta välttämättömiä evästeitä, jotka takaavat verkkosivuston toiminnan. Lisäksi kävijän suostumuksella voidaan käyttää Google Analytics- ja Leadfeeder-evästeitä sivuston liikenteen analysoimiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen.
Sivustolla käytettäviä evästeitä voi hallinnoida sivustolla näkyvän evästebannerin avulla. Muita kuin välttämättömiä evästeitä ei käytetä, ellei kävijä ole siihen erikseen suostunut. Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattaa haitata joitakin sivuston toimintoja.
10. Rekisteröidyn oikeudet
10.1. Yleistä
Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa 10 kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle pyynnön nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidylle ilmoitetaan myös, mikäli rekisterinpitäjä ei jostain syystä tule toteuttamaan pyyntöä.
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Rekisterinpitäjä voi rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi joutua pyytämään rekisteröidyltä lisätietoja, jotta voi tunnistaa rekisteröidyn riittävällä tavalla.
10.2. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjältä tiedon siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjältä tietoa hänestä kerätyistä tiedoista ja päästä niihin käsiksi.
10.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisteröidyn henkilötietoja, mikäli ne ovat epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.
10.4. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi, mikäli henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
Rekisterinpitäjä ei kaikissa tilanteissa voi poistaa henkilötietoja, mikäli niiden säilyttäminen on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste.
10.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuojalainsäädännössä määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jona rekisterinpitäjä varmistaa paikkansapitävyyden.
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että henkilötietoja voidaan käsitellä vain hyvin rajatuilla, tietosuojalainsäädännössä määritellyillä perusteilla.
10.6. Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällöin rekisterinpitäjä ei enää saa käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet.
10.7. Oikeus annetun suostumuksen peruuttamiseen
Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.
10.8. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää rekisterinpitäjää toimittamaan rekisteröidylle sellaiset tätä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on rekisterinpitäjälle toimittanut, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.
10.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä kantelun kansalliselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei rekisteröidyn mielestä käsittele henkilötietoja asianmukaisesti tai toteuta rekisteröidyn oikeuksia riittävällä tavalla. Ilmoituksen Suomen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle voi tehdä osoitteessa https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden tietosuojaselosteen päivittämiseen rekisterinpitäjän suorittaman henkilötietojen käsittelyn ja/tai soveltuvan lainsäädännön muuttuessa.
Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Rekisteröidylle ilmoitetaan merkittävistä henkilötietojen käsittelyä koskevista muutoksista sähköpostitse.
Seloste on viimeksi päivitetty 9.6.2023.
Tietosuojaseloste työnhakijalle
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa:
Unico Finland Oy
Kehätie 6,
62200 Kauhava
Sähköposti: asiakaspalvelu@unico.fi
Puh: 010 3915 500
Y-tunnus: 0966807-4
1. Yleistä
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Unico Finland Oy (jäljempänä myös ”rekisterinpitäjä”) kerää ja käsittelee henkilötietojasi hakiessasi töitä rekisterinpitäjältä.
Olethan yhteydessä rekisterinpitäjään, mikäli sinulla herää kysyttävää henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi työnhakijan soveltuvuuden selvittämiseksi, työhaastattelun sopimiseksi sekä työnhakijan valitsemiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on antamasi suostumus tai työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstäsi. Mikäli rekrytointiprosessi johtaa työsuhteen syntymiseen, henkilötietoja käsitellään myös esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Rekisterinpitäjä ei hyödynnä toiminnassaan automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
3. Henkilötietoryhmät
Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointiprosessin ja haettavan tehtävän kannalta.
Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi:
- Työnhakijan yksilöinti- ja yhteystiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika
- Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja kotiosoite
- Osaamista ja työkokemusta koskevat tiedot:
- Työnhakijan koulutus ja työhistoria
- Muu osaaminen, kuten kielitaito ja mahdollisesti hankitut työluvat, -kortit ja -passit
- Mahdolliset muut ansioluettelon ja/tai työhakemuksen sisältämät osaamista ja työkokemusta koskevat tiedot
- Muut rekrytointiprosessin aikana kerättävät tiedot:
- Mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit
- Muut rekrytointiprosessin aikana kerätyt tiedot, kuten suosittelijoita koskevat tiedot
4. Tietolähteet
Tiedot kerätään lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi jättäessäsi työhakemuksen rekisterinpitäjän verkkosivustolla, ollessasi yhteydessä rekisterinpitäjään tai työhaastattelun yhteydessä. Tietojen antaminen ei ole työnhakijan lakisääteinen tai sopimusperusteinen velvoite, mutta tietojen antamatta jättäminen voi estää rekrytointiprosessin etenemisen.
Lainsäädännön sallimissa tilanteissa tai antamallasi suostumuksella rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös eri viranomaisten rekistereistä. Sinulle ilmoitetaan etukäteen, mikäli rekisterinpitäjä hankkii tietoja luotettavuuden selvittämistä varten. Mikäli rekisterinpitäjä hankkii henkilöluottotietojasi, sinulle ilmoitetaan myös, mistä rekisteristä henkilöluottotiedot hankitaan.
5. Tietojen luovutus
Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta käsittelemiään henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin luovuttaa henkilötietoja sellaisille ulkopuolisille palveluntarjoajille eli henkilötietojen käsittelijöille, jotka käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun Rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti. Tällainen palveluntarjoaja on esimerkiksi rekisterinpitäjän verkkosivujen tekninen toteuttaja. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää rekisterinpitäjän luovuttamia henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötiedot sijaitsevat ja niitä käsitellään pääasiassa EU:n sisällä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää ja käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli rekisterinpitäjän käyttämä henkilötietojen käsittelijä on sijoittautunut EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Esimerkkinä voivat olla esimerkiksi tiettyjen pilvipalveluiden palveluntarjoajat. Tällaisissa tapauksissa rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.
7. Tietojen suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia keinoja tietojesi suojaamiseksi.
Henkilötietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Pääsy henkilötietoihisi on hallinnoitu käyttäjätunnuksin ja vahvoin salasanoin. Rekisterinpitäjän henkilöstö käsittelee henkilötietojasi luottamuksellisesti.
Rekisterinpitäjä on varmistunut henkilötietojesi käsittelyyn käytettyjen järjestelmien teknisen ja fyysisen tietoturvan tasosta. Rekisterinpitäjä ylläpitää käyttämiensä järjestelmien teknistä tietoturvaa säännöllisin päivityksin.
8. Henkilötietojen säilytysajat
Mikäli olet hakenut jotakin tiettyä tehtävää, henkilötietosi poistetaan yhden (1) vuoden kuluttua siitä, kun olet saanut tiedon kyseistä tehtävää koskevasta valintapäätöksestä. Mikäli olet jättänyt avoimen hakemuksen, henkilötietosi poistetaan yhden (1) vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä. Säilytysaika perustuu yhdenvertaisuuslain (1325/2014) sekä naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain (609/1986) mukaisiin kanneaikoihin työhönottotilanteessa.
Mikäli rekrytointiprosessi johtaa työsuhteen syntymiseen, rekrytointiprosessin aikana kerättyjä, työsuhteen kannalta tarpeellisten henkilötietojen käsittelyä voidaan jatkaa.
9. Evästeet
Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivustollaan evästeitä. Eväste (Cookie) on tyypillisesti pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Yksilöityjä kävijöitä ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeet eivät vahingoita kävijän päätelaitetta tai tiedostoja.
Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä käyttää vain sivuston perustoimintojen kannalta välttämättömiä evästeitä, jotka takaavat verkkosivuston toiminnan. Lisäksi kävijän suostumuksella voidaan käyttää Google Analytics- ja Leadfeeder-evästeitä sivuston liikenteen analysoimiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen.
Sivustolla käytettäviä evästeitä voi hallinnoida sivustolla näkyvän evästebannerin avulla. Muita kuin välttämättömiä evästeitä ei käytetä, ellei kävijä ole siihen erikseen suostunut. Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattaa haitata joitakin sivuston toimintoja.
10. Rekisteröidyn oikeudet
10.1. Yleistä
Voit käyttää tässä kohdassa 10 kuvattuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa sinulle pyyntösi nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Sinulle ilmoitetaan myös, mikäli rekisterinpitäjä ei jostain syystä tule toteuttamaan pyyntöäsi.
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Huomaathan, että rekisterinpitäjä voi oikeuksiesi toteuttamiseksi joutua pyytämään sinulta lisätietoja, jotta voi tunnistaa sinut riittävällä tavalla.
10.2. Oikeus saada pääsy tietoihin
Voit pyytää rekisterinpitäjältä tietoa sinusta kerätyistä henkilötiedoista ja päästä niihin käsiksi. Voit myös pyytää Rekisterinpitäjältä tiedon siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja.
10.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Voit pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään henkilötietojasi, mikäli ne ovat epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.
10.4. Oikeus tietojen poistamiseen
Voit pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötietosi esimerkiksi, mikäli henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
Huomaathan, että rekisterinpitäjä ei kaikissa tilanteissa voi poistaa tietojasi, mikäli niiden säilyttäminen on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste.
10.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuojalainsäädännössä määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, jos olet kiistänyt henkilötietojesi paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jona rekisterinpitäjä varmistaa paikkansapitävyyden.
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että tietojasi voidaan käsitellä vain hyvin rajatuilla, tietosuojalainsäädännössä määritellyillä perusteilla.
10.6. Oikeus annetun suostumuksen peruuttamiseen
Henkilötietojesi käsittelyn perustuessa antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen.
10.7. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Voit tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää rekisterinpitäjää toimittamaan sinulle sellaiset itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut rekisterinpitäjälle, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.
10.8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Voit tehdä kantelun kansalliselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisterinpitäjä ei mielestäsi käsittele henkilötietojasi asianmukaisesti tai toteuta oikeuksiasi riittävällä tavalla. Voit tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden tietosuojaselosteen päivittämiseen rekisterinpitäjän suorittaman henkilötietojen käsittelyn ja/tai soveltuvan lainsäädännön muuttuessa.
Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Sinulle ilmoitetaan merkittävistä henkilötietojesi käsittelyä koskevista muutoksista sähköpostitse.