Whistleblowing
Ilmoituskanava
Whistleblowing-ilmoitusmenettelyä koskevat ohjeet Unico Finland Oy:n työntekijöille ja yhteistyökumppaneille
Toimimme ja kehitämme liiketoimintaamme vastuullisesti ja eettisesti kestävällä tavalla. Whistleblowing-ilmoituskanava on Unico Finland Oy:n työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden käytössä oleva sähköinen ilmoitusjärjestelmä, jolla pyrimme pienentämään yhtiöön kohdistuvia riskejä. Järjestelmän avulla haluamme edistää lain, toimintaperiaatteidemme ja hyvän liiketavan noudattamista sekä arvojemme ja ohjeidemme mukaista toimintaa. Nykyisten ilmoitustapojen lisäksi käytössä on myös Whistleblowing – ilmoituskanava, jonka kautta annamme mahdollisuuden työntekijöillemme ja yhteistyökumppaneillemme ilmoittaa, mikäli joku huomaa tai epäilee väärinkäytöstä. Näin saamme mahdollisuuden korjata, estää tai oikaista kaikki epäasiallisuudet ja väärinkäytökset.
Milloin on hyvä jättää ilmoitus tämän kanavan kautta
Rohkaisemme sinua aina ensisijaisesti ottamaan yhteyttä ilmoitettavasta asiasta vastaavaan johtajaan, esimieheen tai vastuuhenkilöön. Ilmoituksen tekijän tulee olla vakuuttunut ilmoituksensa faktojen todenperäisyydestä ja toimia aina rehellisesti ja vilpittömin mielin. Syytöksiä ei pidä esittää vahingoittamistarkoituksessa eikä silloin kun tietää ne perättömiksi. Tietoisesti totuuden vastaisten ilmoitusten jättäminen palveluun saattaa johtaa oikeudellisiin toimenpiteisiin. Toivomme, että ilmoituksen tekijä tekee ilmoituksen ensisijaisesti omalla nimellä. Halutessaan ilmoituksen voi jättää myös nimettömänä.
Ilmoitusten käsittely
Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti tehtävään koulutettujen ja nimettyjen henkilöiden toimesta. Käsittely tapahtuu lain asettamissa aikarajoissa. Käsittelijät voivat tarvittaessa pyytää luottamuksellisesti tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät, eivät saa tehtyjä ilmoituksia tietoonsa.
Ilmoituksen tekijän suojelu
Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys pidetään salassa koko prosessin ajan eikä sitä paljasteta ilmoituksessa nimetylle henkilölle eikä muille henkilöille. Ilmoituksen tekijään ei kohdisteta mitään vastatoimia. Ilmoituksessa mainitun henkilön suojelu ja hänen tiedonsaantioikeutensa Ilmoituksessa kerättyä tietoa käsitellään luottamuksellisesti ja siihen sovelletaan asianmukaista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.
Tietojen poistaminen
Rekisterin henkilötietoja säilytetään luottamuksellisina. Tietoja säilytetään niin kauan kun niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät. Tämän kanavan kautta voit jättää ilmoituksen koskien yritystä Unico Finland Oy.
Miten teen ilmoituksen?
Ilmoituksen lähettäminen tapahtuu helposti ja turvallisesti seuraamalla lomakkeessa olevia ohjeita.
Tietosuojaseloste Whistleblowing
Unico Finland Oy:n ilmoituskanava / Whistleblowing
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
1. Rekisterinpitäjä
Unico Finland Oy
Kehätie 6, 62200 Kauhava
Y-tunnus 0966807-4
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Minna Pohjus
3. Rekisterin nimi
Unico Finland Oy:n ilmoituskanava
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Anonyymiin ilmoituskanavaan voi tehdä ilmoituksen antamatta itsestään tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Mikäli ilmoittaja antaa tietonsa tai tekee ilmoituksen toisesta henkilöstä, henkilötietojen käsittelyä tehdään eettisten periaatteiden vastaisen toiminnan tunnistamiseen ja selvittämiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen sekä tutkinnan vaiheiden seurantaan.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Ilmoituskanava on tapa valvoa Unico Finland Oy:n eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada tärkeää ja systemaattista tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja -rikkomuksista sekä reagoida niihin ajoissa. Prosessi perustuu Euroopan unionin 23.10.2019 hyväksyttyyn direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937). Ilmoituskanavan olemassaolo tukee hyvää työnantajamielikuvaa ja yrityskulttuuria mahdollistamalla työntekijöille kanavan tuoda esiin epäkohtia ja epäilyksiä. Unico Finland Oy ei voi pyytää erikseen suostumusta ilmoituksen kohteeksi joutuneilta. Ilmoituksen voi tehdä myös anonyymisti.
7. Käsiteltävät henkilötiedot
Unico Finland Oy kerää vain välttämättömiä henkilötietoja tapauksen tutkimista varten. Näitä ovat perustiedot mm. nimi, puhelinnumero tai sähköposti, mikäli henkilö antaa nämä ilmoituskanavan kautta.
Tietoja voivat olla myös tapaukseen liittyvät mahdollisesti ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot.
Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötiedot ilmoitusten käsittelyä varten.
8. Tietolähde
Tietolähteenä toimii anonyymi verkossa toimiva ilmoituskanavapalvelu.
9. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisessä palvelussa. Käytämme ulkoista palvelukumppania järjestelmäpalvelun tuottamisessa. Ilmoituksen sisältämät henkilötiedot tallennetaan ilmoituskanavapalvelun tietokantaan salattuina. Tiedot ovat tietokannassa vain rekisterinpitäjän nimettyjen ilmoitusten käsittelijöiden käytössä. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi siirtää tiedot rekisterinpitäjän tietokantaan käsittelyn ajaksi tai arkistointia varten.
Ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pääsevät käsittelemään ilmoituksia palvelussa. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksia kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta päästä ilmoitustietokantaan. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Mikäli anonyymi ilmoitus edellyttää tarkempaa selvitystä ja ilmoituksessa on annettu henkilön tietoja, henkilötietoja voidaan luovuttaa organisaation nimetyille sisäisestä tutkinnasta vastaaville tahoille.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
10. Ilmoituskanava-palvelun tiedot säilytetään EU-alueella.
11. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Lähtökohtaisesti ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 5 vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Lisäsäilytysajan tarvetta tarkastellaan viiden vuoden mentyä. Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- oikeus tietojen oikaisemiseen
- oikeus tietojen poistamiseen
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- oikeus käsittelyn vastustamiseen
- oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Ilmoituskanavapalvelu ei kerää ilmoittajasta henkilöllisyyden tunnistamista mahdollistavia tietoja, kuten IP-osoitteita tai evästeitä. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain Unico Finland Oy:n nimeämät henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.